Informativa sulla Privacy

1. Titolare del trattamento

In conformità al Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio (GDPR) e alla Legge Organica spagnola 3/2018, del 5 dicembre, sulla protezione dei dati personali e la garanzia dei diritti digitali (LOPDGDD), si informa l'utente che il titolare del trattamento dei suoi dati personali è:

2. Oggetto e ambito di applicazione

La presente Informativa sulla Privacy disciplina il trattamento dei dati personali che Coventia Legal S.L. (di seguito, «Coventia» o «il Titolare») effettua tramite la piattaforma Coventia WhatsApp (di seguito, «la Piattaforma» o «il Servizio»), accessibile da https://whatsapp.coventia.es.

Coventia WhatsApp è una piattaforma SaaS (Software as a Service) che consente ad aziende e professionisti di gestire le comunicazioni con i propri clienti tramite l'API di WhatsApp Business di Meta, integrare canali di posta elettronica (mediante connessione OAuth con provider come Google/Gmail) e, se del caso, utilizzare funzionalità di intelligenza artificiale per l'assistenza clienti.

La presente informativa si applica sia agli utenti che sottoscrivono e amministrano la Piattaforma (di seguito, «Utenti Aziendali» o «Clienti»), sia agli utenti finali i cui dati possano essere trattati tramite la stessa.

3. Dati personali che raccogliamo

3.1. Dati forniti direttamente dall'utente

• Dati di registrazione e identificazione: nome, cognome, indirizzo email, numero di telefono, nome dell'azienda, CIF/NIF e ruolo.
• Dati di fatturazione: indirizzo fiscale, dati bancari o di pagamento necessari per la fornitura del servizio.
• Dati di comunicazione: contenuto dei messaggi scambiati tramite la Piattaforma (WhatsApp, email e altri canali integrati).

3.2. Dati raccolti automaticamente

• Dati tecnici di navigazione: indirizzo IP, tipo di browser, sistema operativo, pagine visitate, tempo di permanenza e dati dei cookie (in conformità alla nostra informativa sui cookie).
• Registri di attività sulla Piattaforma: data e ora di accesso, azioni effettuate, conversazioni gestite e metriche di utilizzo del servizio.

3.3. Dati ottenuti tramite integrazioni di terze parti

Quando l'Utente Aziendale collega servizi di terze parti alla Piattaforma, Coventia può accedere a determinati dati del rispettivo provider. In particolare:

3.3.1. Dati utente di Google (Google User Data)

Quando l'Utente Aziendale collega il proprio account Google/Gmail alla Piattaforma mediante il protocollo OAuth 2.0, Coventia accede ai seguenti dati utente di Google:

• Indirizzo email: l'indirizzo Gmail o Google Workspace associato all'account collegato, utilizzato come identificativo del canale email e come indirizzo di invio/ricezione.
• Profilo base dell'account: nome e foto profilo associati all'account Google, utilizzati esclusivamente per identificare l'account collegato all'interno dell'interfaccia della Piattaforma.
• Messaggi email (lettura e invio): la Piattaforma accede ai messaggi della casella di posta dell'utente per mostrarli come canale di comunicazione integrato e consente di inviare email a nome dell'utente tramite l'API di Gmail. Questo accesso è strettamente limitato alla funzionalità di casella di posta unificata offerta dalla Piattaforma.
• Etichette e metadati email: informazioni sull'organizzazione dei messaggi (etichette, stato di lettura, data, mittente, destinatario e oggetto), utilizzate per presentare e gestire la casella di posta all'interno della Piattaforma.

3.3.2. Dati di WhatsApp Business API (Meta)

• Numero di telefono di WhatsApp Business e nome del profilo aziendale.
• Contenuto dei messaggi WhatsApp scambiati tra l'Utente Aziendale e i suoi clienti finali.
• Metadati della conversazione: stato di consegna, lettura, data e ora.

4. Finalità del trattamento

I dati personali sono trattati per le seguenti finalità:

• Fornitura del servizio: gestire le comunicazioni multicanale (WhatsApp, email e altri) tramite la Piattaforma, incluso l'invio e la ricezione di messaggi e la gestione della casella di posta unificata.
• Gestione del rapporto contrattuale: amministrare l'attivazione, la fatturazione, il supporto tecnico e l'assistenza clienti derivanti dalla sottoscrizione della Piattaforma.
• Miglioramento del servizio: analizzare l'uso della Piattaforma in forma aggregata e anonimizzata per migliorarne le funzionalità e le prestazioni.
• Adempimenti legali: adempiere agli obblighi legali, fiscali e contabili applicabili.
• Comunicazioni commerciali: esclusivamente previo consenso espresso dell'utente, inviare informazioni su novità, aggiornamenti o servizi relativi alla Piattaforma.

5. Uso e protezione dei dati utente di Google

L'uso che Coventia fa delle informazioni ricevute tramite le API di Google è conforme alla Google API Services User Data Policy, inclusi i requisiti di Uso Limitato (Limited Use). In particolare:

• Uso esclusivo per fornire il servizio: i dati utente di Google sono utilizzati unicamente per offrire e migliorare la funzionalità di casella di posta email integrata nella Piattaforma. Non sono utilizzati per alcun altro scopo.
• Nessuna vendita di dati: Coventia non vende, cede né trasferisce dati utente di Google a terzi, salvo quando necessario per fornire o migliorare le funzionalità orientate all'utente, per adempiere alla legislazione applicabile o nell'ambito di una fusione, acquisizione o vendita di asset (con previo avviso all'utente).
• Nessun uso per pubblicità: i dati utente di Google non sono utilizzati per mostrare, veicolare o personalizzare annunci, né per retargeting, pubblicità personalizzata o basata sugli interessi.
• Nessun uso per la profilazione: i dati utente di Google non sono utilizzati per creare profili utente con finalità estranee alla fornitura diretta del servizio sottoscritto.
• Nessun uso per la valutazione del merito creditizio: i dati utente di Google non sono utilizzati per valutare il merito creditizio dell'utente né per alcuna finalità di concessione di prestiti.
• Accesso umano limitato: l'accesso umano ai dati utente di Google è limitato a quanto strettamente necessario per fornire supporto tecnico all'utente che lo richieda, indagare su incidenti di sicurezza o adempiere a obblighi legali, e sempre con il consenso dell'utente quando applicabile.

6. Base giuridica del trattamento

• Esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR): il trattamento dei dati è necessario per la fornitura del servizio sottoscritto dall'Utente Aziendale.
• Consenso dell'interessato (art. 6.1.a GDPR): per l'invio di comunicazioni commerciali e per la connessione di account di terze parti (come Google/Gmail) mediante OAuth.
• Legittimo interesse del titolare (art. 6.1.f GDPR): per il miglioramento del servizio mediante analisi aggregate e per la prevenzione delle frodi e la sicurezza della Piattaforma.
• Adempimento di un obbligo legale (art. 6.1.c GDPR): per adempiere a obblighi legali, fiscali e contabili.

7. Conservazione dei dati

I dati personali saranno conservati per il tempo necessario ad adempiere alla finalità per cui sono stati raccolti e a determinare le eventuali responsabilità derivanti da tale finalità e dal trattamento dei dati. In particolare:

• Dati del rapporto contrattuale: per la durata del contratto e, una volta terminato, per i termini legali di prescrizione applicabili (in generale, 5 anni ai sensi dell'articolo 1964 del Codice Civile spagnolo).
• Dati di fatturazione e fiscali: 4 anni ai sensi della Legge Generale Tributaria spagnola.
• Dati utente di Google: finché l'account Google rimane collegato alla Piattaforma. Una volta scollegato l'account dall'utente, i dati di Google saranno eliminati dai nostri sistemi entro un termine massimo di 30 giorni, salvo obbligo legale di conservazione.
• Dati delle comunicazioni (messaggi): per la durata del contratto dell'Utente Aziendale. Dopo la disattivazione del servizio, saranno eliminati entro un termine massimo di 90 giorni, salvo obbligo legale di conservazione.

8. Destinatari e trasferimenti di dati

I dati personali potranno essere comunicati ai seguenti destinatari:

• Meta Platforms, Inc.: in qualità di fornitore dell'API di WhatsApp Business, per la gestione delle comunicazioni tramite WhatsApp. I dati sono trasferiti in conformità alle clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione Europea.
• Google LLC / Google Ireland Limited: in qualità di fornitore dei servizi Gmail API, per la funzionalità di canale email. La connessione avviene mediante OAuth 2.0 e i dati sono trattati in conformità alla Google API Services User Data Policy.
• Fornitori di infrastruttura e hosting: server e servizi cloud necessari per la fornitura del servizio, ubicati nell'Unione Europea o in Paesi con un livello di protezione adeguato.
• Pubbliche amministrazioni e autorità: quando sussista un obbligo legale di comunicare i dati.

Coventia non condivide, vende né cede dati utente di Google a terzi per finalità pubblicitarie, di marketing, di profilazione o qualsiasi altra finalità diversa dalla fornitura del servizio sottoscritto.

9. Diritti degli utenti

L'utente può esercitare i seguenti diritti in relazione ai propri dati personali:

• Diritto di accesso: ottenere conferma dell'eventuale trattamento dei propri dati e accedervi.
• Diritto di rettifica: richiedere la correzione di dati inesatti o incompleti.
• Diritto alla cancellazione: richiedere la cancellazione dei propri dati quando non siano più necessari per la finalità per cui sono stati raccolti.
• Diritto di opposizione: opporsi al trattamento dei propri dati in determinate circostanze.
• Diritto alla limitazione del trattamento: richiedere la limitazione del trattamento dei propri dati.
• Diritto alla portabilità: ricevere i dati in un formato strutturato e di uso comune.
• Diritto di revocare il consenso: ritirare il consenso prestato in qualsiasi momento, inclusa la disconnessione dell'account Google collegato alla Piattaforma, senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento basato sul consenso prestato prima del ritiro.

Per esercitare tali diritti, l'utente può rivolgersi a Coventia Legal S.L. tramite:

• Email: wa@coventia.es
• Indirizzo postale: Coventia Legal S.L., Murcia, Spagna

Inoltre, l'utente ha il diritto di presentare un reclamo all'Agenzia spagnola per la protezione dei dati (AEPD) su www.aepd.es qualora ritenga che il trattamento dei propri dati non sia conforme alla normativa vigente.

10. Revoca dell'accesso ai dati di Google

L'utente può revocare in qualsiasi momento l'accesso di Coventia WhatsApp al proprio account Google mediante uno dei seguenti metodi:

• Dalla Piattaforma: accedendo alle impostazioni dei canali e disconnettendo l'account Google/Gmail collegato.
• Da Google: accedendo alle impostazioni di sicurezza del proprio account Google (myaccount.google.com/permissions) e rimuovendo l'accesso di Coventia WhatsApp.

Una volta revocato l'accesso, Coventia cesserà di accedere ai dati dell'account Google dell'utente ed eliminerà i dati archiviati entro un termine massimo di 30 giorni.

11. Misure di sicurezza

Coventia ha adottato le misure tecniche e organizzative necessarie per garantire la sicurezza dei dati personali ed evitarne l'alterazione, la perdita, il trattamento o l'accesso non autorizzati, ai sensi dell'articolo 32 del GDPR. Tra le altre:

• Cifratura dei dati in transito (TLS/SSL) e a riposo.
• Controllo degli accessi basato sui ruoli con autenticazione sicura.
• Monitoraggio e registrazione degli accessi alla Piattaforma.
• Backup periodici e piano di disaster recovery.
• Archiviazione sicura dei token OAuth con cifratura e accesso limitato.
• Revisione periodica delle misure di sicurezza e valutazioni d'impatto quando necessario.

12. Informativa sui cookie

La Piattaforma utilizza cookie propri e di terze parti. Per informazioni dettagliate sui cookie utilizzati, sulla loro finalità e su come gestirli, l'utente può consultare la nostra Informativa sui cookie, accessibile dalla Piattaforma stessa.

13. Modifiche alla presente informativa

Coventia si riserva il diritto di modificare la presente Informativa sulla Privacy per adeguarla a novità legislative, giurisprudenziali o di prassi settoriale. Qualsiasi modifica sarà comunicata agli utenti tramite la Piattaforma o via email con sufficiente anticipo. Qualora le modifiche riguardino il trattamento dei dati utente di Google, sarà nuovamente richiesto il consenso dell'utente prima di applicare le modifiche.

14. Contatti

Per qualsiasi domanda relativa alla presente Informativa sulla Privacy o al trattamento dei propri dati personali, l'utente può contattare Coventia Legal S.L.: